エムエム建材株式会社

エムエム建材では、拠点によっては、注文をFAXで受け、業務職社員がそれを転記して、システムに入力するというやり方が残っていた。こうしたやり方で生まれていた無駄をなくすために、BPRプロジェクトでは営業部門における業務の標準化・効率化による業務職社員の業務量削減、営業担当の総合職と業務職の残業時間低減、バックオフィスの業務ピーク時の拠点間応援体制の実現、コーポレート部門における人材流動化による筋肉質でより効率的に業務を遂行できる体制の整備を目標に据えた。

プロジェクトは2020年6月にキックオフ、9月末までかけて基本計画を策定、10月からコーポレート部門と、営業部門のプロトタイプとして土木建材セグメントで、BPRに取り組んだ。

プロジェクトは責任者の下、PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）、BPR推進統括の部長に加えて、各部からBPR推進担当のPI（プロセスイノベーター）、拠点からBPR担当窓口の参画を得て、基本計画を策定、BPR実行、その後の定着・運用を図っていった。「プロジェクトで一番意識したのは現場の声をどうくみ上げるかという点でした。上から指示するやり方ではメンバーは思考停止に陥ってしまいます。そこで問題意識を強く持っている社員をメンバーに選び、何が課題なのかをしっかり議論することを心掛けました」（中嶌氏）。

自分たちの仕事を見直せば、効率化が可能になり、その上で自分たちが企画したやり方にすれば、さらに仕事が楽になる。BPRを成功させるには、こうした形で自分たちが主体となって業務を変えていくという意識を持つことが重要になる。そのために、プロジェクトでは時間はかかっても、現場の小さな声をできるだけ拾い上げ、誰一人取り残すことなく、現場発のBPRが可能になるように丁寧に取り組みを進めた。「計画策定フェーズで、メンバーから自分たちの仕事を棚卸しして捻出できる時間を聞かされたときは『そこまでできるのか』と正直言って驚きました。メンバーはその数値を目標にして、さまざまな施策を実行していこうと強い意欲を持っていたので、これなら大丈夫だと手応えを感じました」（中嶌氏）。

プロジェクトメンバーはさまざまな意見を持っていて、活発な議論が繰り広げられたが、社員だけだと、議論が平行線になったり、結論までたどり着かなかったりする。「そうした中で、アビームには知見に基づいたアドバイスや、標準化について自分たちが実行できるようなかたちでの説明をしてもらうことができました。そのアシストを得ることで、メンバーは納得感を得て結論を出し、BPRに取り組むことができました」（宮澤氏）。

2020年春、新型コロナウイルス感染症が拡大する中で、社員は在宅勤務となる機会がさらに多くなった。その中で、現在ほどリモート環境が整備されていなかったため、基幹システムへのアクセスは1日約2時間という時間制限の中で業務を行わざるを得なくなった。その時間で、必要な仕事を行うには業務の標準化が必要であり、コロナ禍というピンチがチャンスとなって、BPRの実行が加速した。

その結果、2021年4月段階で、コーポレート部門と土木建材セグメントでの年間業務削減時間は基本計画フェーズでの策定目標3万8367時間となった。さらに、ペーパーレスの効果として、7427時間を加え、合計で4万5794時間という大きな効果を得ることができた。「実際、土木加工製品部（当時）からは今までの半分位の仕事量になるのではないかという声が上がっています。そうした現場の高い評価の上に、土木加工製品部での運用が定着していくことが見込まれます。他部門では同様の取り組みをすればよいだけなので、それほど難しくなく、大きな波及効果が生まれると期待しています」（中嶌氏）。

業務のやり方が統一されることで、社員の異動が容易になることも大きな効果だ。業界の特性として、景況に大きく左右されるため、業務の繁忙期、閑散期の移り変わりが激しい。それに対して、今までは仕事のやり方も異なっていたため、部門の繁忙期に対応した固定的な体制で、業務の繁閑に合わせて人員を機動的に異動できなかった。それが業務を標準化することで、人材を融通し合うことが可能になる。

また伝統的な商社の営業スタイルの変革も可能になる。「営業担当にアシスタントの業務職が付いて、セットで仕事をするのが今までの商社の営業でした。それを崩して、サポートする業務職は付けずに、営業担当だけで仕事ができるような体制にしていきたいと考えています」（宮澤氏）。コーポレート部門も一つの仕事しかできないという、たこつぼ状態を壊して、全員がマルチスキル化していくことで、社員が新たな気づきや学びが可能な組織を目指していく。

こうした成果の上に、エムエム建材では今後、全社へ改革の意義を波及させることで、さらなる効果拡大を図るとともに、自発的な業務改革が継続的に行われる文化を醸成、仕事のやり方を変えて、仕事の仕組みを作ることで、新しい仕事を創り出し、成長につなげていく考えだ。