Privacy Policy

1.Introduction and Scope

This Privacy Policy (this “Policy”) explains how PT. ABEAM CONSULTING INDONESIA (the “Company,” “we,” “our,” or “us”) processes Personal Data (as defined below) of different categories of identifiable persons, such as our clients, customers, suppliers, distributors, contractors, sub-contractors, vendors, service providers, end-users of our various services (including, but not limited to, their directors and contact persons), and any other persons contacting the Company during the course of our business.

We recognize the importance of Personal Data protection, and we are committed to ensuring that your Personal Data is processed in accordance with the Law Number 27 of 2022 on Personal Data Protection and its implementing regulations, as amended from time to time (the “PDP Law”) based on this Policy.

In this Policy, “Personal Data” means any information relating to a natural person (individuals), also known as the data subject (“Data Subject”), that enables the identification of such person, directly or indirectly through electronic or non-electronic systems.

1.Pendahuluan dan Ruang Lingkup

Kebijakan Privasi ini (selanjutnya disebut sebagai “Kebijakan”) menjelaskan bagaimana PT. ABEAM CONSULTING INDONESIA (selanjutnya disebut “Perusahaan”, “kami”, “milik kami”, atau “kita”) melakukan pemrosesan Data Pribadi (sebagaimana didefinisikan di bawah ini) dari berbagai kategori orang yang dapat diidentifikasi, seperti klien, pelanggan, pemasok, distributor, kontraktor, subkontraktor, vendor, penyedia layanan, pengguna akhir berbagai layanan kami (termasuk, namun tidak terbatas pada, direktur dan narahubung dari mereka), dan setiap orang lain yang menghubungi Perusahaan selama menjalankan bisnis kami.

Kami menyadari betapa pentingnya perlindungan Data Pribadi, dan kami berkomitmen untuk memastikan bahwa Data Pribadi Anda diproses sesuai dengan ketentuan Undang -Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi dan peraturan pelaksanaannya, sebagaimana diubah dari waktu ke waktu (“UU PDP”) berdasarkan Kebijakan ini.

Dalam Kebijakan ini, “Data Pribadi” berarti setiap informasi yang berkaitan dengan orang perseorangan (individu), yang juga dikenal sebagai subjek data (“Subjek Data”), yang memungkinkan identifikasi orang tersebut, secara langsung atau tidak langsung melalui sistem elektronik atau non-elektronik.

2.Acquisition of Personal Data

The Company may obtain your Personal Data directly from you or any other source, including, but not limited to the following:

• (a)
  Provided directly by you when we are establishing a business relationship with you, including information obtained by business card exchange and submitted by you in various documents; and/or
• (b)
  Provided when you respond to questionnaires or surveys or when you communicate with us in person or through phone calls, emails, web sites, and/or other correspondence.

In the event that you provide any Personal Data to the Company on behalf of other persons, it is your responsibility to confirm that they have consented to the processing and transfer of their Personal Data in accordance with this Policy (if necessary), and you shall be authorized to receive any privacy notice and other related information on their behalf. In the event that you provide a minor’s Personal Data, you shall obtain consent from his/her parent(s) or legal guardian(s) (or you shall give the consent to the Company as his/her parent or legal guardian).

We do not knowingly collect Personal Data from child under the age of eighteen without the consent of his/her parent(s) or guardian(s). If we learn that Personal Data of any Data Subject less than eighteen years of age has been collected, we will obtain the consent of his/her parent(s) or guardian(s), or take reasonable measures, including, but not limited to, to promptly delete such Personal Data from our records.

2.Perolehan Data Pribadi

Perusahaan dapat memperoleh Data Pribadi Anda secara langsung dari Anda atau dari sumber lainnya, termasuk namun tidak terbatas pada hal berikut:

• (a)
  Disediakan langsung oleh Anda ketika kami menjalin hubungan bisnis dengan Anda, termasuk informasi yang diperoleh melalui pertukaran kartu nama dan diserahkan oleh Anda dalam berbagai dokumen; dan/atau
• (b)
  Disediakan saat Anda menanggapi kuesioner atau survei atau saat Anda berkomunikasi dengan kami secara langsung atau melalui panggilan telepon, email, situs web, dan/atau korespondensi lainnya.

Jika Anda memberikan Data Pribadi apa pun kepada Perusahaan atas nama orang lain, Anda bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi bahwa mereka telah menyetujui pemrosesan dan pemindahan Data Pribadi mereka sesuai dengan Kebijakan ini (jika perlu), dan Anda akan diberi wewenang untuk menerima pemberitahuan privasi dan informasi terkait lainnya atas nama mereka. Jika Anda memberikan Data Pribadi anak di bawah umur, Anda harus memperoleh persetujuan dari orang tua atau wali sahnya (atau Anda harus memberikan persetujuan kepada Perusahaan sebagai orang tua atau wali sahnya).

Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan Data Pribadi dari anak di bawah usia delapan belas tahun tanpa persetujuan dari orang tua atau wali anak tersebut. Jika kami mengetahui bahwa Data Pribadi dari Subjek Data yang berusia di bawah delapan belas tahun telah dikumpulkan, maka kami akan memperoleh persetujuan dari orang tua atau wali sah dari anak tersebut, atau mengambil tindakan yang wajar, termasuk, namun tidak terbatas pada, untuk segera menghapus Data Pribadi tersebut dari catatan kami.

3.Personal Data to be Processed and Purpose of Processing

The Company may collect, use, and disclose Personal Data solely to the extent necessary to conduct its business activities and only within the scope of the purposes indicated when it obtained Personal Data. The Personal Data that the Company processes may include the specific personal data and general personal data, including the following information:

3.Data Pribadi yang Akan Diproses dan Tujuan Pemrosesan

Perusahaan dapat mengumpulkan, menggunakan, dan mengungkapkan Data Pribadi hanya sejauh yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya dan hanya dalam lingkup tujuan yang ditunjukkan saat memperoleh Data Pribadi tersebut. Data Pribadi yang diproses oleh Perusahaan dapat mencakup data pribadi spesifik dan data pribadi umum, termasuk informasi berikut ini:

4.Legal Grounds for Processing

Your Personal Data shall be processed for the aforementioned purposes on a legal basis in accordance with the PDP Law. The Company will usually process Personal Data where necessary for:

• (a)
  the performance of a contract to which the Data Subject is a party or in order to take steps at the request of the Data Subject prior to entering into a contract;
• (b)
  compliance with a legal obligation imposed upon the Company;
• (c)
  protection of your life and health or those of others in an emergency situation;
• (d)
  disclosure and other processing of Personal Data to the extent permitted by the law or your consent.

4.Dasar Hukum Pemrosesan

Data Pribadi Anda akan diproses untuk tujuan tersebut di atas berdasarkan hukum sesuai dengan UU PDP. Perusahaan biasanya akan memproses Data Pribadi jika diperlukan untuk:

• (a)
  pelaksanaan suatu kontrak yang melibatkan Subjek Data atau untuk mengambil tindakan atas permintaan Subjek Data sebelum mengadakan kontrak;
• (b)
  kepatuhan terhadap kewajiban hukum yang dibebankan kepada Perusahaan;
• (c)
  perlindungan terhadap kehidupan dan kesehatan Anda atau orang lain dalam situasi darurat;
• (d)
  pengungkapan dan pemrosesan Data Pribadi lainnya sejauh yang diizinkan oleh hukum atau persetujuan Anda.

5.Management of Personal Data

We may use manual means and a variety of processing tools on different websites, applications, tools managed by us to process your Personal Data.
In order to prevent undesirable consequences and damages that may occur (i.e., any leak or loss of, and damage to Personal Data), the Company shall implement necessary and appropriate measures to ensure that the Personal Data is securely managed. In the event that security incidents such as a leakage of Personal Data occurs, the Company endeavors to minimize the damage by taking prompt actions.

5.Manajemen Data Pribadi

Kami dapat menggunakan sarana manual dan berbagai alat pemrosesan di berbagai situs web, aplikasi, alat yang kami kelola untuk memproses Data Pribadi Anda.
Untuk mencegah konsekuensi dan kerugian yang tidak diinginkan yang mungkin dapat terjadi (yaitu, kebocoran atau kehilangan, dan kerusakan pada Data Pribadi), Perusahaan akan menerapkan langkah-langkah yang diperlukan dan tepat untuk memastikan bahwa Data Pribadi dikelola dengan aman. Jika terjadi insiden keamanan seperti kebocoran Data Pribadi, Perusahaan akan berupaya untuk meminimalisir kerugian dengan mengambil tindakan dengan cepat.

6.Provision of Personal Data to Third Parties

For the purposes stated in “3. Personal Data to be Processed and Purpose of Processing”, the Company may disclose your Personal Data:

• (a)
  to companies and entities within its group, including foreign entities specified here;
• (b)
  to third-party agents/suppliers or contractors bound by obligations of confidentiality, in connection with the processing of your Personal Data for the purposes described in this Policy (this may include, without limitation to leasing company, sub-contractors, customers, system engineer service providers, financial organizations, business advisors, law firms, marketing agencies, and other service providers); and/or
• (c)
  to the extent required by laws, regulations, or court orders (for example, if we are under a duty to disclose your Personal Data in order to comply with a legal obligation).

The Company may transfer your Personal Data to countries outside of Indonesia, such as Japan and Singapore. Countries outside of Indonesia may not have Personal Data protection laws as comprehensive as those that exist in Indonesia, and the same level of protection as that set forth in the PDP Law may not necessarily be guaranteed. In such case, the Company shall implement the necessary safety management measures pursuant to the requirements of the PDP Law.

6.Penyediaan Data Pribadi kepada Pihak Ketiga

Untuk tujuan yang disebutkan dalam “3. Data Pribadi yang Akan Diproses dan Tujuan Pemrosesan”, Perusahaan dapat mengungkapkan Data Pribadi Anda:

• (a)
  kepada perusahaan dan badan usaha dalam kelompoknya, termasuk badan usaha asing yang ditentukan Di Sini;
• (b)
  kepada agen/pemasok atau kontraktor pihak ketiga yang terikat oleh kewajiban kerahasiaan, sehubungan dengan pemrosesan Data Pribadi Anda untuk tujuan yang dijelaskan dalam Kebijakan ini (ini dapat mencakup, namun tidak terbatas pada perusahaan leasing, subkontraktor, pelanggan, penyedia layanan sistem insinyur, organisasi keuangan, penasihat bisnis, firma hukum, agen pemasaran, dan penyedia layanan lainnya); dan/atau
• (c)
  sejauh yang diwajibkan oleh undang-undang, peraturan, atau perintah pengadilan (misalnya, jika kami berkewajiban untuk mengungkapkan Data Pribadi Anda untuk mematuhi kewajiban hukum).

Perusahaan dapat mentransfer Data Pribadi Anda ke negara-negara di luar Indonesia, seperti Jepang dan Singapura. Negara-negara di luar Indonesia mungkin tidak memiliki undang-undang perlindungan Data Pribadi selengkap undang-undang yang ada di Indonesia, dan tingkat perlindungan yang sama seperti yang ditetapkan dalam UU PDP mungkin tidak selalu terjamin. Dalam hal demikian, Perusahaan akan menerapkan langkah-langkah manajemen keamanan yang diperlukan sesuai dengan persyaratan UU PDP.

7.Data Storage and Retention Period

We start processing your Personal Data after you provide your Personal Data with us. Your Personal Data will be stored securely in the Company’s data server or in a third party’s data server. The Company will strictly control access to Personal Data and will review such access control from time to time.

The Company will not keep your Personal Data for longer than is required for the purpose for which it has been collected or processed, in accordance with the applicable laws, or, in any case, to allow the Company to protect its legitimate rights and interests or those of third parties. To determine the appropriate retention period for the Personal Data, we shall consider the amount, nature, and sensitivity of the Personal Data; the potential risk of harm from unauthorized use or disclosure of the Personal Data; the purposes for which we process the Personal Data and whether we can achieve those purposes through other means; and the applicable legal requirements.

7.Penyimpanan Data dan Periode Retensi

Kami mulai memproses Data Pribadi Anda setelah Anda memberikan Data Pribadi Anda kepada kami. Data Pribadi Anda akan disimpan dengan aman pada server data Perusahaan atau pada server data milik pihak ketiga. Perusahaan akan secara ketat mengkontrol akses ke Data Pribadi dan akan meninjau kontrol akses tersebut dari waktu ke waktu.

Perusahaan tidak akan menyimpan Data Pribadi Anda lebih lama dari yang diperlukan untuk tujuan pengumpulan atau pemrosesannya, sesuai dengan hukum yang berlaku, atau, dalam hal apa pun, untuk memungkinkan Perusahaan melindungi hak dan kepentingan sahnya atau pihak ketiga. Untuk menentukan periode penyimpanan yang tepat untuk Data Pribadi, kami akan mempertimbangkan jumlah, sifat, dan sensitivitas Data Pribadi; potensi risiko kerugian dari penggunaan atau pengungkapan Data Pribadi yang tidak sah; tujuan kami memproses Data Pribadi dan apakah kami dapat mencapai tujuan tersebut melalui cara lain; dan persyaratan hukum yang berlaku.

8.Rights of Data Subjects

The PDP Law provides you with various rights in relation to the Personal Data, including the rights to (i) be informed of your Personal Data processing, (ii) give consent to the processing of your Personal Data, (iii) access your Personal Data, (iv) withdraw consent regarding your Personal Data, (v) delete your Personal Data, (vi) restrict processing of your Personal Data, (vii) obtain Personal Data, (viii) object the processing of your Personal Data, (ⅸ) file complaint, denunciations, and lawsuits to the relevant data protection authority, (ⅹ) claim damage, (ⅺ) conduct self-protection, (ⅻ) request for correction. Any request for each of these rights in relation to the Personal Data should be submitted to the respective data controller specified in “9. Contact Details of the Data Controller.” When we receive a request based on such rights, we will conduct all necessary investigations without undue delay and provide you or a nominated third party with the relevant Personal Data or otherwise respond to such request no later than 3 x 24 hours from the time we receive such request. If you have given your consent for a specific processing purpose to the Company, you can withdraw this consent at any time. However, the withdrawal of such consent shall not affect the processing of your Personal Data for which you have already legally given consent to the Company.

8.Hak-hak Subjek Data

UU PDP memberi Anda berbagai hak terkait Data Pribadi, termasuk hak untuk (i) diinformasikan tentang pemrosesan Data Pribadi Anda, (ii) memberikan persetujuan untuk pemrosesan Data Pribadi Anda, (iii) mengakses Data Pribadi Anda, (iv) menarik persetujuan terkait Data Pribadi Anda, (v) menghapus Data Pribadi Anda, (vi) membatasi pemrosesan Data Pribadi Anda, (vii) memperoleh Data Pribadi, (viii) menolak pemrosesan Data Pribadi Anda, (ⅸ) mengajukan keluhan, pengaduan, dan gugatan hukum kepada otoritas perlindungan data yang relevan, (ⅹ) mengklaim ganti rugi, (ⅺ) melakukan perlindungan diri, (ⅻ) meminta koreksi. Setiap permintaan untuk masing-masing hak ini terkait Data Pribadi harus diserahkan kepada pengendali data masing-masing yang ditentukan dalam “9. Rincian Kontak Pengendali Data.” Apabila kami menerima permintaan berdasarkan hak tersebut, kami akan melakukan semua investigasi yang diperlukan tanpa penundaan yang tidak semestinya dan memberikan Anda atau pihak ketiga yang ditunjuk dengan Data Pribadi yang relevan atau menanggapi permintaan tersebut selambat-lambatnya 3 x 24 jam sejak kami menerima permintaan tersebut. Jika Anda telah memberikan persetujuan untuk tujuan pemrosesan tertentu kepada Perusahaan, Anda dapat menarik persetujuan ini kapan saja. Namun, penarikan persetujuan tersebut tidak akan memengaruhi pemrosesan Data Pribadi Anda yang telah Anda berikan persetujuannya secara sah kepada Perusahaan.

9.Contact Details of the Data Controller

To exercise your rights specified in “8. Rights of Data Subjects” or inquiries concerning this Policy, you can contact the following persons/departments for each data controller.

PT. ABEAM CONSULTING INDONESIA Responsible Person/Department: HRGA Department Telephone Number: +62-21-526-8660 Email Address: mpinem@abeam.com Name of Representative: Maha Rany Octavy Pinem

9.Rincian Kontak Pengendali Data

Untuk menjalankan hak-hak Anda yang disebutkan dalam “8. Hak-hak Subjek Data” atau pertanyaan mengenai Kebijakan ini, Anda dapat menghubungi orang/departemen berikut untuk setiap pengendali data.

PT. ABEAM CONSULTING INDONESIA Orang/Departemen yang Bertanggung Jawab: HRGA Department Nomor Telepon: +62-21-526-8660 Alamat Email: mpinem@abeam.com Nama Perwakilan: Maha Rany Octavy Pinem

10.Your Obligations

You have the obligations to (ⅰ) protect your own Personal Data, (ⅱ) respect and protect other’s Personal Data, (ⅲ) fully and accurately provide your Personal Data when you consent to the processing, (ⅳ) participate in dissemination of Personal Data protection skills, (ⅴ) comply with laws and regulations on protection of Personal Data and prevent violations against laws and regulations on protection of Personal Data.

10.Kewajiban Anda

Anda memiliki kewajiban untuk (ⅰ) melindungi Data Pribadi Anda sendiri, (ⅱ) menghormati dan melindungi Data Pribadi orang lain, (ⅲ) memberikan Data Pribadi Anda secara lengkap dan akurat saat Anda menyetujui pemrosesannya, (ⅳ) berpartisipasi dalam penyebarluasan keterampilan perlindungan Data Pribadi, (ⅴ) mematuhi peraturan perundang- undangan tentang perlindungan Data Pribadi, dan mencegah pelanggaran terhadap peraturan perundang- undangan tentang perlindungan Data Pribadi.