Cần đẩy mạnh văn hóa chia sẻ kiến thức để thu hút nhân viên trong bối cảnh đa dạng hóa phong cách làm việc và tình trạng thiếu lao động -

Buổi phỏng vấn với một quản lý cấp cao - người đã đóng góp cho sự tăng trưởng của công ty bằng chuỗi thành công trong việc quản lý kiến thức với tầm nhìn dài hạn, thông qua những hoạt động thu hút được sự tham gia của tất cả các bộ phận.

 

Tại sao lại là ABeam?

Trong khi ngân hàng tập trung hỗ trợ doanh nghiệp về mặt tài chính, thì các công ty tư vấn sẽ hỗ trợ doanh nghiệp bằng nhiều cách tiếp cận khác nhau.
Tôi càng thấy thích thú hơn khi mình có thể tiếp cận gần hơn với các công ty khách hàng và hỗ trợ họ một cách chu đáo nhất. Tôi đã tìm kiếm công việc mới khi vẫn đang bận rộn với công việc hiện tại, và tình biết đến ABeam, công ty mà tôi đã chọn vì cảm thấy môi trường ở đó sẽ mang lại những thách thức thú vị ngay cả đối với những nhân viên mới.

Trải nghiệm tại ABeam ~ Dự án ấn tượng ~

Dự án hỗ trợ quản lý kiến thức cho một công ty sản xuất đã gây ấn tượng đặc biệt đối với tôi. Khách hàng này đã xây dựng hàng trăm chi nhánh trên toàn thế giới, và đang hướng tới mục tiêu phát triển hơn nữa ở nước ngoài. Qua nhiều lần phỏng vấn, chúng tôi đã xác định được rằng khách hàng gặp vấn đề với công tác thu thập và sử dụng kiến thức mảng bán hàng.

Ví dụ, do bí quyết bán hàng và kiến thức không được chia sẻ với nhân viên tại những văn phòng chi nhánh địa phương, số lượng đơn đặt hàng mới chỉ dừng ở mức thấp. Ngoài ra, nhân viên địa phương phải hỏi ý kiến văn phòng Nhật Bản qua email mỗi khi cần biết thông tin để đưa vào tài liệu đề xuất, như mức độ chi tiết của dữ liệu được yêu cầu, hay quy trình tác nghiệp bán hàng, v.v. Gánh nặng đặt lên vai những nhân viên phải giải đáp ở Nhật Bản, và khiến quy trình này trở nên không hiệu quả. Trên hết, văn hóa thăng tiến bằng cách thay đổi công việc ở nước ngoài đã ngăn cản việc lưu giữ những bí quyết kinh doanh của công ty.

Vì vậy, để có thể vượt qua các rào cản về mặt tổ chức nhằm chia sẻ và lưu giữ kiến thức chuyên môn, chúng tôi khuyến nghị xây dựng một hệ thống quản lý tri thức doanh nghiệp. Ngay từ đầu, chúng tôi đã tập trung xây dựng các quy tắc phù hợp với sự cân nhắc kỹ lưỡng giữa chia sẻ kiến thức và bảo mật thông tin. Chia sẻ kiến thức và đảm bảo an toàn thông tin có những đặc điểm thiết yếu mâu thuẫn với nhau. Việc tuân thủ các quy định liên quan đến bảo mật thông tin là điều bắt buộc, nhưng các quyết định thận trọng hơn mức cần thiết sẽ cản trở việc chia sẻ kiến thức trong nội bộ công ty. Hơn nữa, các dự án mang tính bảo mật cao cũng là những dự án chứa nhiều thông tin giá trị lớn mà không nơi nào có được. Do đó, chúng tôi đã sắp xếp các cuộc họp với từng bộ phận tuân thủ các chính sách và quyền hạn về việc chia sẻ kiến thức. Chúng tôi đã thành công trong việc xây dựng một hệ thống chia sẻ thông tin linh hoạt và phù hợp, nhưng có sự khác biệt về tính bảo mật giữa từng dự án và từng loại thông tin.

Đừng từ góc nhìn của khách hàng, chúng tôi đã thực hiện một phép tính đảo ngược: thiết lập KPI như số lượt thu thập kiến thức và tỷ lệ chấp nhận đơn đặt hàng. Bằng cách cung cấp một sự hỗ trợ nhất quán để đạt được mục tiêu về KPI, bao gồm cả khía cạnh hoạt động của tổ chức, chúng tôi đã không chỉ thiết lập nên một cơ cấu mới, mà còn thiết lập nên một cơ quan hoàn chỉnh, có thể hoạt động để phục vụ mục tiêu của chính nó.

Trong dự án này, lần đầu tiên tôi được sử dụng  kiến thức quản lý chuyên môn đã trau dồi trong nhiều năm để cung cấp cho khách hàng như một dịch vụ. Chúng tôi cũng đã thành lập cơ cấu quản lý kiến thức tại ABeam như một dự án nội bộ của công ty, từ hơn mười năm trước. Ban đầu, bộ phận quản lý kiến thức được tạo ra để nâng cao nhận thức trong nội bộ công ty, sau đó, bộ phận này đã tiếp tục sắp xếp các cuộc họp và đào tạo nhân viên cho từng bộ phận, trực tiếp đi ra nước ngoài trong các cuộc họp khởi động của mỗi nước, và tạo ra nhiều cơ hội cho các hoạt động đào tạo. Nhờ đó, bộ phận này đã từng bước phát triển, có được sự công nhận và ứng dụng thực tế, để chúng tôi có thể tự hào nói rằng chúng tôi ủng hộ văn hóa chia sẻ bí quyết nội bộ của ABeam. Không có thành tựu nào ý nghĩa hơn việc cung cấp cho khách hàng những kiến thức và chuyên môn đã được tích lũy trong dài hạn để giúp họ giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả.

Tương lai ~ Chiến lược tăng trưởng ~

Và điều này không chỉ đúng với việc quản lý nhân tài. Giữa bối cảnh môi trường kinh doanh liên tục thay đổi trên diện rộng, các công ty bắt buộc phải chuyển đổi, và bạn không thể thay đổi một công ty hoặc tổ chức trong một sớm một chiều. Phải mất một khoảng thời gian nhất định, nhưng bằng cách áp dụng kinh nghiệm trong quá khứ và làm việc bền bỉ, ổn định, tôi dự định sẽ kiên trì cho đến khi tôi thấy khách hàng đạt được mục tiêu của họ.