Công ty TNHH Honda Trading Việt Nam

Trong nền kinh tế toàn cầu hóa, mở rộng sang các thị trường mới là chiến lược quan trọng để tăng trưởng và nâng cao lợi nhuận.

Việt Nam là một thị trường đầu tư đầy tiềm năng đối với Honda Trading Việt Nam nhờ tốc độ phát triển mạnh mẽ, môi trường kinh doanh thuận lợi và các hiệp định thương mại hấp dẫn. Với 80% thị phần xe máy tại Việt Nam, Honda đã khẳng định được vị thế vững chắc tại đây. Hiện có hơn 60 triệu xe máy đang lưu hành, cho thấy nhu cầu về phương tiện di chuyển vẫn rất cao. Đồng thời, chính phủ đang thúc đẩy xe điện và xu hướng sở hữu ô tô ngày càng phổ biến, tạo ra những thay đổi lớn trong thị trường.

Đầu tư vào Việt Nam không chỉ giúp Honda Trading mở rộng công nghệ mà còn củng cố vị thế trên thị trường. Với chiến lược quản lý phù hợp, ứng dụng công nghệ tiên tiến, chất lượng cao và giá cả hợp lý, Honda Trading Việt Nam có thể tận dụng các cơ hội độc đáo của thị trường để đạt được thành công bền vững.

Ngay từ ban đầu, Honda Trading Việt Nam đã xác định một bộ phận cụ thể đang gặp phải những thách thức lớn do quy trình thủ công, lặp đi lặp lại và dễ xảy ra lỗi. Bộ phận Thép, chịu trách nhiệm kinh doanh vật liệu thép, gặp khó khăn với các tác vụ tốn nhiều thời gian, cản trở khả năng tập trung vào phân tích tài chính chiến lược và ra quyết định.

Năm 2022, công ty quyết định triển khai RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) cho bộ phận này dưới dạng Dự án Thí điểm nhằm kiểm nghiệm tiềm năng cải tiến quy trình kinh doanh trên toàn tổ chức.

Ông Hoizumi chia sẻ về hoạt động kinh doanh như sau:
"Honda Trading Việt Nam có nhiều bộ phận kinh doanh, trong đó hoạt động của bộ phận Thép là một trường hợp đặc biệt do tính chất sản phẩm và quy trình kinh doanh. Mặc dù hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi, bộ phận Thép vẫn gặp phải khó khăn với một số khách hàng có yêu cầu đặc biệt. Những yêu cầu này không chỉ liên quan đến sản phẩm mà còn mở rộng sang các thủ tục giấy tờ, chẳng hạn như hóa đơn và phiếu giao hàng. Mặc dù đã áp dụng một số phương pháp kiểm soát chất lượng, nhưng vẫn có những sai sót do con người, dẫn đến khối lượng công việc gia tăng cho toàn bộ nhân viên—điều này hoàn toàn trái ngược với mục tiêu ban đầu của chúng tôi. Chính vào thời điểm đó, chúng tôi nhận ra sự cần thiết của một cách tiếp cận mới và đột phá so với những gì đã từng làm trước đây."

Để khắc phục những khó khăn này, Honda Trading Việt Nam đã hợp tác với các chuyên gia tư vấn DX của ABeam Vietnam để triển khai dự án thí điểm cho bộ phận Thép. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, công ty đã lựa chọn một quy trình tạo hóa đơn, trong đó có mười nhân viên cùng thực hiện đồng thời trong suốt cả ngày. Quy trình này yêu cầu nhân viên phải đọc dữ liệu từ nhiều nguồn, thực hiện các phép tính và gửi yêu cầu xuất hóa đơn đến bộ phận kế toán.

Sau ba tháng triển khai, dự án thí điểm đã mang lại những kết quả ấn tượng cho bộ phận Thép, bao gồm:

Với những kết quả nổi bật này, Honda Trading Việt Nam tin rằng họ đã đưa ra quyết định đúng đắn. Dự án thử nghiệm đã tạo ra tác động đáng kể đến toàn bộ nhân viên bộ phận Thép. Công nghệ Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) đã xóa tan những nghi ngờ của nhân viên, khiến họ chuyển từ suy nghĩ: "Tại sao chúng ta cần công cụ này khi có thể tự làm?" sang "Chúng ta có thể áp dụng công nghệ này vào các quy trình khác không?"

Tinh thần làm việc được nâng cao rõ rệt và theo ban lãnh đạo Honda Trading Việt Nam, "đã đến lúc mở rộng các hoạt động chuyển đổi số trên toàn công ty."

Sau thành công của dự án thử nghiệm tại bộ phận Thép, Honda Trading Vietnam đã bắt tay vào một hành trình đầy tham vọng nhằm mở rộng Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đến các bộ phận khác trong tổ chức. Nhận thấy tiềm năng to lớn của RPA trong việc cải thiện quy trình vận hành và tối ưu hóa nguồn lực, công ty đã chủ động hợp tác với nhiều bộ phận để phát triển thêm các Robot mới.

Một trong những câu chuyện thành công tiếp theo đến từ bộ phận Kế toán & Tài chính. Trước đây, việc nhập liệu thủ công và tạo hóa đơn lặp đi lặp lại thường xuyên dẫn đến sai sót không mong muốn, gây áp lực lớn lên khối lượng công việc. Nhờ vào ứng dụng RPA, bộ phận Kế toán & Tài chính đã giảm đáng kể thời gian xử lý và tỷ lệ lỗi, giúp quá trình phê duyệt hóa đơn diễn ra nhanh chóng và hệ thống kế toán vận hành hiệu quả hơn. Nhờ đó, nhân viên trong bộ phận có thể tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn, đóng góp nhiều hơn vào các quyết định chiến lược của công ty.

Để củng cố sáng kiến RPA và đảm bảo tính bền vững trong dài hạn, Honda Trading Vietnam đã thành lập đội ngũ Xúc tiến Chuyển đổi số (DX Promotion Team). Nhóm chuyên trách này bao gồm các chuyên gia có kỹ năng cao trong phát triển, triển khai và duy trì hệ thống RPA. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các cơ hội tự động hóa, làm việc chặt chẽ với các bộ phận liên quan và tích hợp RPA một cách liền mạch vào quy trình hiện tại.

Khi số lượng thành công ngày càng tăng, nhân viên từ nhiều bộ phận khác nhau cũng dần đón nhận công nghệ RPA. Họ nhận thấy rằng việc tự động hóa không chỉ giúp giảm bớt những công việc nhàm chán mà còn tạo cơ hội để họ đóng góp nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp. Sự thay đổi tích cực trong tư duy và văn hóa doanh nghiệp đã củng cố cam kết của Honda Trading Vietnam trong việc triển khai RPA trên quy mô toàn công ty, hướng đến một tổ chức vận hành hiệu quả và tiên phong trong chuyển đổi số.

Honda Trading Vietnam đã khởi động một sáng kiến chuyển đổi số (DX) đầy tham vọng, nhận thức rõ sự cần thiết phải thích ứng với bối cảnh kinh doanh đang thay đổi nhanh chóng. Để thúc đẩy quá trình này, công ty đã hợp tác với ABeam Consulting Vietnam, bắt đầu bằng việc đánh giá kế hoạch DX trên toàn doanh nghiệp.

Bước đầu tiên của ABeam là tiến hành phân tích toàn diện về các quy trình và hoạt động hiện tại của Honda Trading Vietnam. Thông qua nhiều buổi hội thảo cùng các bộ phận của công ty, ABeam đã nâng cao nhận thức của nhân viên về chuyển đổi số, đồng thời khuyến khích họ cùng đề xuất các điểm cần cải tiến. Kết quả là 48 quy trình tiềm năng đã được lựa chọn dựa trên mức độ quan trọng đối với hoạt động kinh doanh, tác động đến hiệu suất vận hành và sự phù hợp với các mục tiêu chiến lược.

Trong ba tháng tiếp theo, ABeam và Honda Trading Vietnam đã hợp tác chặt chẽ, tận dụng kiến thức chuyên môn sâu rộng của ABeam trong ngành và các công nghệ mới nổi. Cả hai bên đã cùng xây dựng một lộ trình triển khai DX toàn diện, phù hợp với nhu cầu kinh doanh đặc thù của Honda Trading Vietnam. Lộ trình này vạch ra các sáng kiến ưu tiên, kế hoạch đầu tư công nghệ và những thay đổi cần thiết trong tổ chức để đạt được các mục tiêu chuyển đổi số.

Lộ trình DX bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó có:

• Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): Tinh giản các công việc lặp đi lặp lại.
• Giải pháp Business Intelligence (BI): Nâng cao khả năng phân tích dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định.
• Công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Số hóa toàn bộ tài liệu và giấy tờ.
• Phát triển hệ thống Low-code: Đáp ứng nhu cầu xây dựng các hệ thống mới một cách linh hoạt.

Bên cạnh đó, các chuyên gia giàu kinh nghiệm của ABeam cũng cung cấp hướng dẫn về quản lý thay đổi, đảm bảo toàn bộ nhân viên Honda Trading Vietnam ở mọi cấp độ có thể thích nghi với quá trình chuyển đổi số một cách thuận lợi.

Sau khi dự án ba tháng kết thúc, Honda Trading Vietnam đã có một lộ trình DX rõ ràng và có thể triển khai ngay, hoàn toàn phù hợp với các mục tiêu chiến lược của công ty. Nhờ vào sự hỗ trợ của ABeam, Honda Trading Vietnam không chỉ đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường mà còn mở ra những cơ hội mới về hiệu suất, đổi mới và tập trung hơn vào khách hàng. Sự hợp tác này giúp Honda Trading Vietnam tự tin điều hướng trong kỷ nguyên số, sẵn sàng cho sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Về yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo dự án có thể được triển khai suôn sẻ với đội ngũ nhân sự địa phương, ông Chatchai chia sẻ:

"Để giải quyết những thách thức này và đảm bảo hành trình chuyển đổi số diễn ra thuận lợi, chúng tôi đã ưu tiên lập kế hoạch kỹ lưỡng, giao tiếp rõ ràng, có sự bảo trợ từ ban lãnh đạo cấp cao và áp dụng phương pháp tiếp cận linh hoạt, cho phép điều chỉnh dựa trên những bài học kinh nghiệm. Ngoài ra, việc tìm kiếm chuyên môn từ bên ngoài, hợp tác giữa các nhóm chức năng và liên tục đánh giá tiến độ sẽ góp phần quan trọng vào thành công của quá trình chuyển đổi số."