YKK VIETNAM

Thị trường Việt Nam đang phát triển nhanh chóng khi có cơ sở hàng đầu tại Châu Á- Tập đoàn YKK có hai mảng kinh doanh chính là sản phẩm dây buộc và sản phẩm kiến trúc. Họ có văn phòng tại 72 quốc gia/ vùng lãnh thổ, và sáu trong số đó chịu trách nhiệm quản lý ở Bắc và Trung Mỹ, Nam Mỹ, EMEA (Châu Âu / Trung Đông/ Châu Phi), Trung Quốc, Châu Á và Nhật Bản. YKK Việt Nam được thành lập vào năm 1998 với lĩnh vực kinh doanh chính là sản phẩm dây khóa kéo. Kể từ năm 2010, rủi ro về mặt địa chính trị gia tăng và thế hệ trẻ đã bỏ ngành sản xuất. Tuy nhiên,  trong bối cảnh đồng yên tăng giá, phong trào “China Plus One” bùng nổ, đã khiến nó đã trở thành cơ sở hàng đầu tại khu vực Trung Quốc. Trong thập kỷ qua sự phát triển của họ rất đáng để lưu tâm.

“Tôi được giao nhiệm vụ vào năm 2009, Quy mô của doanh nghiệp hiện tại có gấp khoảng 10 lần so với thời điểm đó không?” Toru Shikita, Chủ tịch kiêm Giám đốc đại diện của YKK Việt Nam cho biết. YKK có các nhà máy ở miền Bắc và miền Nam của Việt Nam, Hồ Chí Minh và Hà Nội. Đồng thời, vào tháng 4 năm 2018, YKK đã mở trung tâm R&D. Ngoài việc gia công hàng xuất khẩu, họ đang tiến hành lập kế hoạch tổng hợp, phát triển, sản xuất và bán hàng của Châu Âu và Mỹ. Trong những năm gần đây, các nhà sản xuất quần áo thể thao và quần áo mặc thường ngày đã xâm nhập vào thị trường Việt Nam trong lĩnh vực này.

YKK Việt Nam, đã tiếp tục mở rộng hệ thống sản xuất để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng trong ngành may mặc. Bên cạnh đó, YKK đã sắp xếp các hoạt động của mình để tăng cường hơn nữa khả năng cung ứng và cải thiện dịch vụ của mình. Vào tháng 10 năm 2018, họ quyết định giới thiệu RPA (Robotic Process Automation).

Ông Shikita nhìn lại quá trình: "Dây buộc là những sản phẩm có khối lượng thấp, mẫu mã đa dạng và sản phẩm sẽ thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào nhu cầu và ứng dụng. Ngoài ra, ngành công nghiệp còn có nhiều quy trình tương tự. Các đơn đặt hàng từ khách hàng có thể nhận qua fax hoặc qua điện thoại. Trước khi chuyển đến Việt Nam, tôi đã ở Thượng Hải, nhưng khi thị trường đang phát triển, hàng đống đơn đặt hàng chất đống qua đêm trên bàn làm việc. Các nhân viên đã nhập nó vào trang mạng chính. Với tôi, họ đều là những người tài giỏi, tốt nghiệp các trường cao đẳng, đại học và đầu quân vào các công ty Nhật Bản với nhiều ước mơ và hy vọng. Thế nhưng, họ lại bận rộn với công việc đơn giản, tôi băn khoăn: “Mặc dù có rất nhiều đơn hàng nhưng tôi không thể đánh giá được. Cái nào tốt?" Khoảng năm năm sau khi tôi được giao nhiệm vụ về Việt Nam, tình hình vẫn như trước, và tôi muốn tìm một hướng đi tốt hơn.

Khi nhận được đơn đặt hàng, ông cho biết phải mất vài ngày để vào được hệ thống chính của công ty, khoảng bốn ngày đến một tuần.

Ngày nay, có rất nhiều đơn hàng tồn đọng trong khi đó khách hàng lại luôn mong đợi thời gian giao nhận hàng ngắn hơn nhanh hơn. Và chắc rằng, chúng tôi không thể thúc ép nhân viên của mình làm nhanh hơn được nữa. Tôi đã thu thập thông tin để đi tìm giải pháp và cuối cùng tôi đã tìm thấy RPA. Thú thật rằng, ở Việt Nam, tình trạng thiếu hụt nguồn nhân lực hiện đang là vấn đề nan giải. Sự cạnh tranh về nguồn nhân lực tốt rất gay gắt và sự luân chuyển về nguồn nhân lực ngày càng tăng, do đó quan điểm về ES (sự hài lòng của nhân viên) đang được chú trọng quan tâm. "Đầu tiên là vì hạnh phúc của nhân viên. Vì vậy, đó là lý do nó nằm ở phần giới thiệu," Chúng tôi đã tuyên bố chính thức với nhân viên rằng RPA không phải là một phương tiện để cắt giảm nhân viên. " Anh ta nói.

Phân tích hoạt động kinh doanh đã được tiến hành trước khi RPA ra đời, nhưng khoảng 60% công việc là những công việc đơn giản như nhập liệu.

Trong tương lai, mặc dù là một công ty lớn đang phát triển, rất khó để có thể thuê nhân lực chỉ để làm những công việc đơn giản, vì vậy việc sắp xếp hợp lý các hoạt động bằng cách tự động hóa các công việc đơn giản là một vấn đề cấp thiết.

Mặt khác, tại thời điểm đó RPA là một từ thông dụng và chúng tôi hoàn toàn không biết nó sẽ có tác dụng như thế nào. Thành thật mà nói, phần giới thiệu chỉ là một giai đoạn thử nghiệm. Ông Yoshikazu Mito, giám đốc vận hành của công ty đã dẫn đầu dự án thực hiện RPA, cho biết, ABeam Consulting (Việt Nam) đã hỗ trợ dự án này.

Kế hoạch 10 tuần
1. Nghiên cứu về BPR (Tái cấu trúc quy trình kinh doanh) và giới thiệu RPA
2. Giới thiệu thử nghiệm OCR (nhận dạng ký tự quang học)
3. Thiết lập các quy tắc kiểm soát hoạt động và phát triển hệ thống
Trong dự án, ba điều này đã được thực hiện song song.

Một doanh nghiệp điển hình đã thành công trong việc áp dụng RPA với mục nhập đơn hàng (order entry) nói trên. "Đây là công việc sao chép và dán những gì bạn nhận được bằng Excel từ khách hàng và nhập nó vào hệ thống máy chủ. Nhưng vấn đề là các đặc tả dữ liệu và nội dung của Excel hoàn toàn khác so với mỗi khách hàng. Một số người nói rằng chỉ cần thiết để yêu cầu tạo theo định dạng thống nhất bởi YKK. Chúng tôi chỉ là nhà cung cấp, vì vậy chúng tôi không thể yêu cầu nhiều như vậy. Do đó, chúng tôi đã nhận một đơn đặt hàng có định dạng khác và được xử lý bởi RPA. " Ông Mikami nói

Chúng tôi cũng tự động hóa “phiếu giao hàng” ghi lại những gì đã được vận chuyển và tài liệu xuất nhập khẩu. Bằng cách sử dụng công cụ OCR cùng nhau, thông tin văn bản có thể được đọc từ PDF. "Chúng tôi tự động hóa nhiệm vụ lấy thông tin từ các hệ thống bên trong - ngoài và tạo tài liệu mới." Ông Mito giải thích về dự án.

Trong 10 tuần đầu tiên, ABeam Consulting (Việt Nam) đã tự giới thiệu khoảng 3 robot và giờ đây họ đã tiếp quản chiến lược phát triển tiếp theo cho YKK Việt Nam. Dự án chưa đầy một năm nhưng 50 robot đã được đưa vào hoạt động.

"Khi bạn đưa một cái mới vào, nhân viên sẽ rất hào hứng, nhưng cái nóng sẽ lạnh dần theo thời gian. Ngay từ đầu, chúng tôi không muốn làm chậm quá trình triển khai RPA. Vì vậy, với cương vị như một giám đốc điều hành tôi đã tuyên bố dự án sẽ được tiếp tục. Ngoài ra, chúng tôi ấn định thời gian báo cáo về tình hình sử dụng RPA trong từng bộ phận tại hội nghị bán hàng hàng tháng, chúng tôi đã tạo ra một bầu không khí mà sẽ tiếp tục sử dụng như thế này. ”, ông Shikida nói.

Sự cam kết mạnh mẽ từ các nhà điều hành đã làm tăng sức mạnh tự vận hành của các dự án thực hiện RPA.
 

Công cụ RPA được YKK Việt Nam lựa chọn trong các dự án này là giải pháp UiPath. Ông Mito nói tại sao. Chúng tôi đã từng sử dụng sản phẩm của các công ty khác nhưng những giao diện khó thao tác vì nó được thiết kế riêng cho các kỹ sư. UiPath thân thiện với người dùng và rất dễ để học được các phương pháp phát triển bằng cách xem những video hay được đăng tải trên YouTube, v.v. 

Thị trường lao động Việt Nam đang thiếu nguồn nhân lực CNTT, khiến việc thuê lao động có trình độ CNTT cao trở nên khác biệt. Do đó, chúng tôi đã chọn UiPath, chúng rất dễ phát triển mà không cần nhiều kiến thức về CNTT. Cả hai đều nhận xét về việc ABeam Consulting (Việt Nam) đồng hành cùng buổi giới thiệu RPA, như sau: “Theo quan điểm của chúng tôi, ABeam Consulting phù hợp với việc dẫn dắt phần giới thiệu. ABeam Consulting đang thực hiện những hoạt động kinh doanh với người Việt Nam và chúng tôi rất cảm ơn về sự hỗ trợ. Từ đó, giúp chúng tôi thấy được những điểm mấu chốt. ” / Ông Mito .

"RPA đã được giới thiệu để đối phó với thời đại thay đổi nhanh chóng này, nhưng tôi nghĩ nó sẽ còn tiếp tục phát triển hơn bây giờ chứ không phải kết thúc. Tuy nhiên, nếu chúng tôi chỉ tiến hành trong công ty, tầm nhìn sẽ bị thu hẹp, và chúng tôi có thể bị bỏ lại phía sau. Tôi hy vọng ABeam Consulting sẽ tiếp tục xem xét tiến độ và đề ra hướng đi mới cho chúng tôi. ”/ Mr.Shikida

YKK Việt Nam hiện đang chuẩn bị tổ chức cuộc thi robot để quảng bá cho RPA. “Mục đích chính là làm cho RPA gần gữi hơn với các nhân viên là người trải nghiệm. Theo truyền thống, RPA được phát triển từ quá trình phân tích kinh doanh từ trên xuống. Bây giờ chúng tôi đã có nó, chúng tôi quyết định tổ chức cuộc thi này vì chúng tôi muốn có thêm nhiều người dùng ưa chuộng sản phẩm ”. / Mr.Mito.

Các nhân viên tham gia cuộc thi sẽ được đào tạo bắt buộc để phát triển RPA. Từ đó, tự mình thực hiện phân tích công việc và xác định mọi yêu cầu của robot.

Mục đích là để tự động hóa công việc đơn giản của họ và chuyển công việc sang một thứ gì đó có giá trị hơn.

Ông Shikita nói về tác dụng của việc áp dụng RPA, “Từ góc độ quản lý, có thể nói rằng nhân viên đã trở nên dễ dàng hơn trong công việc.”

Việc kinh doanh đang mở rộng với đà tăng trưởng đáng kinh ngạc. Tuy nhiên, khi nhìn lại năm ngoái, tôi cảm thấy thực tế là không có bất kỳ rắc rối nào, mặc dù có rất nhiều hiệu suất, phần lớn là do RPA ”. Nếu muốn gia tăng năng lực sản xuất, họ có thể tăng thiết bị và kéo dài thời gian hoạt động. Tuy nhiên, nếu hoạt động gián tiếp ở giai đoạn trước dẫn đến nhà máy bị đình trệ, không thể tận dụng để đáp ứng năng lực sản xuất. RPA hợp lý hóa các hoạt động gián tiếp của mình.

YKK Việt Nam sẽ tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh của mình. Và chúng tôi muốn mở rộng thị trường không chỉ ở Việt Nam mà trên toàn bán đảo Đông Dương. Bằng cách đó, ông Shikida, người lãnh đạo YKK, muốn mang đến cho nhân viên nhiều cơ hội hơn để đó