Kao Corporation

Nền tảng các hoạt động kinh doanh của tập đoàn Kao (sau đây gọi là “Kao”) đều dựa trên ý tưởng “Yoki- Monozukuri” từ quan điểm của người tiêu dùng và khách hàng, từ đó giúp làm phong phú lối sống của mọi người trên toàn cầu. Thông qua nghiên cứu và phát triển của mình, công ty tham gia vào việc tạo ra các sản phẩm sáng tạo, có thể được sử dụng một cách an toàn, yên tâm và nổi tiếng về chất lượng cao. Kao đặt mục tiêu sản xuất và phân phối các sản phẩm này một cách hiệu quả, xác định nhu cầu của người tiêu dùng, truyền đạt rõ ràng lợi ích của sản phẩm và tạo ra các điểm bán hàng nơi họ có thể dễ dàng lựa chọn và mua sắm.

Dựa trên triết lý doanh nghiệp được gọi là Kao Way đã nêu ở trên, công ty đang phát triển hoạt động kinh doanh của mình tại Nhật Bản, Châu Âu, Hoa Kỳ và Châu Á. Đối với người tiêu dùng phổ thông, Bộ phận Kinh doanh Chăm sóc Sắc đẹp của hãng cung cấp các sản phẩm mỹ phẩm, chăm sóc da và chăm sóc tóc; còn các sản phẩm Chăm sóc Sức khỏe Con người được cung cấp như đồ uống hỗ trợ chức năng tốt cho sức khỏe và các sản phẩm vệ sinh cá nhân; và Bộ phận Kinh doanh chăm sóc nhà cửa và vật dụng gia đình cung cấp chất tẩy giặt và các sản phẩm lau nhà.
Đối với các khách hàng công nghiệp, Bộ phận Kinh doanh Hóa chất của công ty cung cấp nhiều loại sản phẩm công nghiệp đa dạng theo nhu cầu của nhiều ngành công nghiệp.
Nhằm mục đích mở rộng kinh doanh toàn cầu, Kao đã ban hành chính sách SAP ERP cho hệ thống cốt lõi của công ty. Tuy nhiên, bởi vì mỗi doanh nghiệp ở Nhật Bản, Châu Âu, Hoa Kỳ và Châu Á đều sở hữu những sản phẩm chính một cách độc lập, cho nên không có một sản phẩm nào toàn diện đã tồn tại được đăng ký là nhóm sản phẩm của Kao. ABeam Consulting (sau đây gọi là “ABeam”) đã hỗ trợ đắc lực cho dự án của Kao nhằm thiết lập một hệ thống quản lý tổng thể mặt hàng mới, với mục đích tích hợp các chủ sở hữu mặt hàng độc lập của từng khu vực.

Trọng tâm vấn đề

• Tập trung hóa quản lý tổng thể, trước đây được thực hiện độc lập bởi các cơ sở ở Nhật Bản, Châu Âu và Hoa Kỳ, và Châu Á. Việc gia tăng số lượng những sản phẩm mới dẫn tới việc suy giảm về số lượng những mã số của những sản phẩm hiện có. Thành lập một nền tảng để dự đoán về sự liên hợp giữa những sản phẩm của Kao với nhóm khách hàng và nhóm cung cấp

Kao đã chọn ABeam làm đối tác hỗ trợ cho dự án triển khai SAP® MDG do kinh nghiệm và độ tin cậy của ABeam. Vào tháng 10 năm 2000, Kao đã khởi xướng một dự án ABS được hỗ trợ bởi Deloitte Tohmatsu Consulting (công ty được đổi tên thành “ABeam” vào tháng 11 năm 2003).

Ông Takanori Morizane, nhân sự phòng cung ứng của bộ phận Kinh doanh, trực thuộc Hệ thống phân tích dữ liệu tập đoàn Kao, kể lại: “Vào thời điểm đó, chúng tôi nhận thấy rằng chuyên môn, kiến thức về công nghệ cũng như khả năng đưa ra đề xuất cho các công ty khác của ABeam vượt trội rõ rệt. Vì họ đã cung cấp sự hỗ trợ cho hệ thống của chúng tôi trong suốt thời gian dài, họ hiểu rõ về hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Do đó, chúng tôi đánh giá cao điều này và điều đó đã thúc đẩy chúng tôi chọn ABeam một lần nữa

Thật vậy, điều mà chúng tôi cảm thấy ở hiện tại là khi hệ thống đã được triển khai là ABeam luôn nỗ lực nhìn nhận mọi thứ từ quan điểm của 1 nhân viên Kao thực thụ. Họ đã trực tiếp đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau, ngay cả trong những dự án đã trải qua vô số thất bại, ABeam vẫn đoàn kết với chúng tôi để đáp ứng. Chúng tôi vô cùng biết ơn vì điều này .”

Từ tháng 10 năm 2000 đến cuối năm 2004, Kao thực hiện dự án “Đồng bộ hóa Doanh nghiệp Châu Á (ABS)”, qua đó SAP ERP được triển khai tại mỗi cơ sở Châu Á của mình. Điều này dẫn đến việc tiêu chuẩn hóa hệ thống tài khoản và toàn bộ chuỗi cung ứng bán hàng, phân phối, sản xuất và mua cả sản phẩm tiêu dùng và hóa chất.
Từ năm 2007 đến năm 2009, sử dụng tiêu chuẩn hóa SAP ERP của dự án ABS làm khuôn mẫu, Kao cũng đã triển khai SAP ERP tại các cơ sở ở Nhật Bản; kết quả là hệ thống kinh doanh cốt lõi của  công ty đã được tiêu chuẩn hóa trên toàn thế giới. Tuy nhiên, trong khi việc triển khai SAP ERP cho phép Kao tích hợp cơ sở hạ tầng của mình, dữ liệu chính được sử dụng bởi các hệ thống kinh doanh của công ty tiếp tục được quản lý độc lập ở Nhật Bản, Châu Âu, Hoa Kỳ và Châu Á.

Ông Kenichi Kaneda, trưởng phòng cung ứng của phòng Kinh doanh, trực thuộc Hệ thống phân tích dữ liệu tập đoàn Kao, giải thích: “Khi nguồn cung đa dạng cho nhiều thứ khác nhau tăng lên trên toàn cầu, thì chúng cần phải tích hợp tại các hạng mục tổng thể của chúng tôi, tại thời điểm này, chúng tôi đã quản lý một cách độc lập tại Nhật , Châu Âu và Hoa Kỳ, và Châu Á. ”
Ngoài ra, do sự gia tăng số lượng sản phẩm do Tập đoàn Kao đảm nhiệm, thì với độ dài mã hiện có và số lượng mã hàng đã được cài đặt sẽ cạn kiệt trong một vài năm tới. Do đó, cần phải mở rộng thêm độ dài của mã số càng sớm càng tốt.

Tích hợp tổng thể mặt hàng của Kao đã được thực hiện thông qua một quy trình ba giai đoạn. Trong giai đoạn một, Kao bắt đầu vạch ra một kế hoạch cơ bản cho một hệ thống MDM vào năm 2007, và vào năm 2008 bắt đầu xem xét hệ thống MDM nào sẽ được áp dụng. Năm 2009, cùng lúc thực hiện việc triển khai SAP ERP tại các cơ sở ở Nhật Bản, Kao đã áp dụng hệ thống MDM. Tuy nhiên, hệ thống MDM không đáp ứng được các yêu cầu kinh doanh của công ty và không thể được sử dụng một cách hiệu quả.

Tiếp đến giai đoạn hai. Năm 2010, Kao bắt đầu khảo sát các hệ thống với mục đích phát triển độc lập một hệ thống MDM đáp ứng các yêu cầu kinh doanh của mình. Vào năm 2011, công ty đã xác định các yêu cầu của mình và xem xét triển khai hệ thống vào năm sau. Tuy nhiên, vì đã áp dụng triển khai SAP ERP cho cơ sở hạ tầng kinh doanh cốt lõi, Kao đã cân nhắc lại việc liệu họ có thể thiết lập một hệ thống tối ưu hóa các nhóm mặt hàng của SAP ERP hay không.

Vào thời điểm tuyệt vời tầm tháng 12 năm 2013, giai đoạn ba là giai đoạn chứng kiến việc triển khai thử nghiệm “Quản trị dữ liệu tổng thể SAP® (MDG),” giải pháp MDM của riêng SAP, đã được tung ra. Hài lòng với kết quả của thử nghiệm, vào năm 2014, Kao bắt đầu triển khai SAP® MDG. Từ tháng 5 đến tháng 7 cùng năm, bước vào giai đoạn lập kế hoạch. Điều này bao gồm phân tích hoạt động kinh doanh và hệ thống hiện có của nó, xác định các yêu cầu kinh doanh và các bài kiểm tra nguyên mẫu. Sau đó, Kao đã tiến hành giai đoạn triển khai, bao gồm phát triển hệ thống, thử nghiệm đơn vị, tích hợp, và bắt đầu đồng bộ hoạt động vào tháng 7 năm 2015.

ABeam đã đóng một vai trò tích cực trong dự án triển khai SAP® MDG 2014, cung cấp sự hỗ trợ nhất quán từ khi dự án bắt đầu triển khai cho lúc vận hành hoạt động. Đặc biệt, vì không có kỹ sư nào tại Kao có đủ kiến thức cần thiết để triển khai các phiên bản mới nhất của phần mềm MDG, ABeam đã chủ động hỗ trợ Kao bằng cách đóng vai trò trung gian giữa Kao và các lập trình viên cũng như kỹ sư phía SAP.

Ngoài ra, vì Kao là người dùng Nhật Bản đầu tiên triển khai SAP® MDG, ABeam đã thực hiện quy trình lập kế hoạch kéo dài hai tháng. Rõ ràng là phiên bản hiện tại của SAP® MDG không đáp ứng được tất cả các yêu cầu của Kao, vì vậy cần phải tiến hành công việc xác minh trong khoảng một tháng trước khi chuyển đổi từ kế hoạch sang phát triển.

Ông Kazuya Ooshima, Trưởng nhóm CE của Bộ phận Hệ thống Kinh doanh tại Bộ phận Hệ thống Thông tin của Kao, nhận xét: “Đối với công việc xác minh, chúng tôi đã mời một nhà phát triển từ Trụ sở chính của SAP tại đây đến Kao. Chúng tôi cùng nhau xem xét tất cả các thông số kỹ thuật mà chúng tôi quan tâm và thực hiện các điều chỉnh cho thật logic. Điều này cho phép chúng tôi tiến tới giai đoạn phát triển mà không gặp sự cố. Trong thời gian này, ABeam đã cung cấp hỗ trợ cực kỳ chính xác liên quan đến thư từ của chúng tôi với Trụ sở chính của SAP và điều này cho phép chúng tôi hoàn thành việc xác minh phát triển mà không gặp rắc rối nào. Ngay cả sau giai đoạn phát triển, khi chúng tôi gặp một số vấn đề nhất định với hệ thống mới, chuyên môn của ABeam về quản lý tiến độ và quản lý vấn đề đã cho phép chúng tôi bắt đầu hoạt động mà không gặp sự cố. ”

Thành tựu chính

• Thiết lập quy trình ủy quyền nhanh chóng dựa trên hệ thống hóa quy trình làm việc
• Tăng độ dài của số mã mặt hàng, do đó giải quyết vấn đề cạn kiệt mã hàng
• Giảm thời gian triển khai hệ thống và chi phí thông qua việc áp dụng các dịch vụ đám mây

Quản lý tổng thể mặt hàng tập trung thông qua việc thực hiện SAP MDG Trong tương lai, Kao dự định tích hợp nhóm mặt hàng của mình với nhóm về khách hàng và nhóm nhà cung cấp

Thông qua việc triển khai SAP® MDG, Kao nhận thấy rằng một hệ thống quản lý tổng thể mặt hàng đơn giản có khả năng cung cấp và kiểm tra các mặt hàng chính, đảm bảo tính toàn vẹn quy trình làm việc, quản lý quyền hạn, đăng ký tập thể và hệ thống làm việc.

SAP® MDG cũng tự hào có mối quan hệ chặt chẽ với SAP ERP và khả năng tương thích cao với các hệ thống bên ngoài, nghĩa là các hệ thống hiện có được đảm bảo hoạt động.

Ngoài ra, từ những năm 1900, mặc dù Kao liên tục cập nhật nhóm mặt hàng chính của mình thành các danh mục giúp nhất quán thông tin để không dễ dàng bị xóa bỏ. Do đó, rất nhiều mã hàng đã được đăng ký trước đây nhưng không còn sử dụng vẫn nằm trong mã mặt hàng chính. Nếu không xây dựng lại mục tổng thể và làm lọc lại dữ liệu chính, việc mở rộng toàn cầu sẽ khó khăn. Vì lý do này, nhóm mặt hàng của Kao đã được xóa như một phần của dự án và độ dài của số mã hàng cũng được mở rộng.

Kaneda nói: “Trước đây, chúng tôi không thể thực hiện thay đổi đối cốt lõi nhóm mặt hàng, vì vậy nó hoàn toàn là một mớ hỗn độn. Một trong những lợi ích của việc triển khai SAP® MDG là giờ đây chúng tôi có thể tổ chức tổng thể hạng mục. Đổi lại, điều này đã cho phép chúng tôi giảm đáng kể khối lượng công việc kinh doanh của mình trên toàn cầu ”.

Trước đây, mỗi khu vực Nhật Bản, Châu Âu và Hoa Kỳ và Châu Á phải đăng ký từng mã hàng riêng lẻ, ngay cả cho cùng một mặt hàng; điều này có nghĩa là cả nội dung của mục tự làm chủ bản thân và cách sử dụng chúng khác nhau giữa các vùng. Thông qua việc triển khai SAP® MDG, Kao dự định tập trung quản lý toàn cầu các hoạt động tổng thể của mặt hàng.

Việc sử dụng các dịch vụ đổi mới kinh doanh cho phép giảm bớt khung thời gian thiết lập của hệ thống - từ mua sắm đến triển khai, thiết lập, vận hành và bảo trì, đồng thời cũng được cho là sẽ dẫn đến giảm chi phí và khối lượng công việc vận hành.

Ông Yasushi Hamamura, Giám đốc cấp cao của Tài khoản Nhóm Dịch vụ Doanh nghiệp, Nhóm Công nghệ Thông tin và Phòng Hệ thống Kinh doanh, tại Bộ phận Công nghệ Thông tin Bộ phận Hệ thống Thông tin của Kao, lưu ý về những lợi ích của dịch vụ đổi mới kinh doanh: “Các hệ thống tại chỗ yêu cầu mua máy chủ, thiết lập tại mỗi cơ sở, triển khai các hệ thống kinh doanh và quản lý vận hành cho các cơ sở riêng lẻ. Bằng cách áp dụng hệ thống dựa trên đám mây, chúng tôi đang hướng tới việc quản lý tập trung các hệ thống ở Nhật Bản, Châu Âu và Hoa Kỳ cũng như Châu Á ”.

Hiện tại, phạm vi của dự án được giới hạn trong việc thiết lập một cơ sở cho phép quản lý tổng thể hạng mục tập trung. Vì lý do này, lợi ích của hệ thống từ góc độ kinh doanh sẽ không được nhìn nhận ngay lập tức. Trong tương lai, hệ thống dự kiến sẽ tích hợp các hoạt động toàn cầu, và do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý doanh thu và lợi nhuận.

Về tương lai của hệ thống, Hamamura nhận xét: “Chúng tôi đang xem xét việc tích hợp giữa khách hàng và nhà cung cấp thông qua SAP® MDG và thiết lập một hệ thống quản lý tập trung toàn cầu trong tương lai. Mục tiêu cuối cùng của chúng tôi là sử dụng SAP® MDG làm trung tâm để tập trung quản lý tổng thể trên khắp Nhật Bản, Châu Âu, Hoa Kỳ và Châu Á. Trong tương lai, chúng tôi rất hy vọng sẽ tiếp tục gặt hái được những lợi ích từ sự hỗ trợ xuất sắc và khả năng đưa ra các đề xuất của ABeam. ”