TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG SỐ DOLAB JICA Thiết kế cơ bản, Thiết lập hạ tầng phần cứng và Tư vấn Giám Sát (PMO Consultant) phát triển phần mềm - Nền tảng Việc làm Kỹ thuật số Việt Nam – Nhật Bản

Người lao động Việt Nam tìm kiếm cơ hội việc làm tại Nhật Bản thường phải đối mặt với tình trạng môi giới lừa đảo và các khoản phí bất hợp pháp. Trước thực trạng đó, JICA Việt Nam cần triển khai một nền tảng số hoàn toàn mới (website và mobile app trên nền tảng IOS và OneDrive), đồng thời đảm bảo kết nối trực tiếp giữa người lao động và nhà tuyển dụng, tuân thủ pháp lý, và vận hành hiệu quả trong bối cảnh Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hợp nhất với Bộ Nội vụ.

Thách thức này đòi hỏi một phương pháp quản trị dự án linh hoạt, toàn diện và hiệu quả, nhằm duy trì tiến độ, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo chất lượng sản phẩm cuối cùng.

Giai đoạn 1.2: Lựa chọn Nhà cung cấp và Giám sát Triển khai
Hoạt động chính:

• Thực hiện đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm triển khai và khả năng đáp ứng pháp lý.
• Giám sát phát triển phần mềm theo mô hình V-model (Hình 3), đảm bảo chất lượng, kiểm soát rủi ro và quản lý thay đổi xuyên suốt vòng đời dự án.
• Điều phối đa bên liên quan, đặc biệt trong bối cảnh sáp nhập bộ, để đảm bảo thông tin và quyết định được truyền đạt đồng bộ giữa JICA, Bộ Nội vụ, nhà cung cấp và người dùng cuối.
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý Việt Nam – Nhật Bản và chuẩn hóa các quy trình vận hành.

Kết quả:

• Tài liệu thiết kế chi tiết (detailed design document) được phê duyệt
• Ngân sách và kế hoạch triển khai được phê duyệt
• Nền tảng được triển khai thành công và vận hành ổn định

1. Xác định điểm cải thiện: Phân tích phản hồi người dùng để ưu tiên nâng cấp nền tảng.
2. Truyền thông hệ thống: Tổ chức  hội thảo, workshop nâng cao nhận thức ban đầu cho SEs.
3. Chiến lược kênh tiếp thị: Xác định kênh hiệu quả tiếp cận người lao động và SEs.
4. Cân chỉnh quy trình kinh doanh: Đảm bảo luồng quy trình nghiệp vụ (workflow) DOLAB-JICA phù hợp với quy trình tuyển dụng hiện tại của Doanh nghiệp dịch vụ. 
5. Quản lý rủi ro: Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh sau khi triển khai.

• Nghiên cứu thị trường sơ bộ về các ứng dụng tuyển dụng Nhật Bản tại Việt Nam.
• Phân tích khung pháp lý xuất khẩu lao động Việt Nam.
• Xây dựng chiến lược tích hợp dữ liệu giữa hệ thống chính phủ hiện hữu và nền tảng mới.
• Hỗ trợ marketing nền tảng với các doanh nghiệp dịch vụ.

Quản lý dự án chuyên nghiệp

• Dự án đúng tiến độ, quản lý rủi ro và vấn đề tốt, hạn chế tối đa tác động từ các thay đổi cơ cấu tổ chức và phương án cơ sở hạ tầng phần cứng. 
• Quản lý yêu cầu thay đổi, tối ưu chi phí và hạn chế ảnh hưởng đến lịch trình.
• Điều phối thông tin và giao tiếp hiệu quả giữa JICA, Bộ Nội vụ, nhà cung cấp và người dùng cuối.

Đảm bảo chất lượng:

• Áp dụng phương pháp giám sát 8 trụ cột: tiến độ, rủi ro, chất lượng, phạm vi, đào tạo, vận hành, quản lý thay đổi và kiểm soát tài nguyên.
• Kiểm tra nghiêm ngặt tất cả deliverable.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý xuyên suốt quá trình phát triển.

Trạng thái nền tảng: Đã triển khai thành công và vận hành ổn định.
Lợi ích trực tiếp:

• Người lao động: Không phải trả phí trung gian, quy trình minh bạch, loại bỏ rủi ro gian lận. Tìm kiếm các cơ hội việc làm chính thống, không qua trung gian, minh bạch hóa quy trình tuyển dụng lao động và thực tập sinh tại Nhật Bản 
• Chính phủ: Tăng cường giám sát, cải thiện dữ liệu thị trường lao động, thúc đẩy chuyển đổi số.
• Nhà tuyển dụng: Trực tiếp tiếp cận lao động chất lượng, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng.

Tác động chiến lược:

• Thay đổi mô hình tuyển dụng lao động Việt Nam ra nước ngoài.
• Đảm bảo an toàn và quyền lợi cho người lao động có nguy cơ bị lợi dụng.
• Thiết lập chuẩn mực hợp tác số Việt Nam – Nhật Bản 
• Tạo nền tảng mở rộng ra các quốc gia khác trong tương lai.

• Nghiên cứu tiền triển khai: Hiểu rõ thị trường ứng dụng tuyển dụng Nhật Bản tại Việt Nam để thiết kế nền tảng phù hợp.
• Tập trung người dùng: Thu thập phản hồi liên tục từ Doanh nghiệp dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thực tế.
• Quản trị linh hoạt: Thích ứng với sáp nhập của bộ mà không làm chậm tiến độ.
• Phương pháp hệ thống: Khung 8 trụ cột đảm bảo giám sát toàn diện (tiến độ, rủi ro, chất lượng, phạm vi, đào tạo, vận hành, quản lý thay đổi và kiểm soát tài nguyên).
• Cải tiến hậu triển khai: Điều chỉnh dựa trên trải nghiệm thực tế để đảm bảo bền vững lâu dài.

Với phương pháp Quản lý dự án (PMO) toàn diện, dựa trên nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng và phản hồi liên tục từ người dùng, ABeam đã triển khai và tối ưu hóa thành công nền tảng DOLAB-JICA. Nền tảng này không chỉ giúp người lao động Việt Nam tiếp cận trực tiếp nhà tuyển dụng Nhật Bản, mà còn bảo vệ họ khỏi rủi ro bị lợi dụng, đồng thời tạo ra mô hình hợp tác số Việt – Nhật tiêu chuẩn, mở đường cho các sáng kiến số trong lĩnh vực tuyển dụng quốc tế.

Kết quả: Nền tảng vận hành ổn định, minh bạch, hiệu quả, bảo vệ người lao động và đáp ứng nhu cầu thực tiễn của thị trường.