Công ty TNHH Nagase Việt Nam

Bối cảnh kinh tế Việt Nam đang trải qua một sự chuyển đổi đáng kể, với trọng tâm là số hóa và tiến bộ công nghệ. Vào năm 2024, nền kinh tế kỹ thuật số của đất nước đã mở rộng với tốc độ kỷ lục, chiếm 18,3% GDP và tăng trưởng hơn 20% hàng năm - nhanh gấp ba lần tốc độ tăng trưởng GDP quốc gia. Giữa môi trường kinh doanh năng động tại Việt Nam, Công ty TNHH Nagase Việt Nam là công ty con của Tập đoàn Nagase, một công ty thương mại hàng đầu Nhật Bản với gần 30 năm hiện diện tại Việt Nam, đã định vị mình là công ty tiên phong trong đổi mới kỹ thuật số để khai thác tăng trưởng kinh doanh của đất nước. Cam kết thay đổi của công ty được thể hiện rõ ràng thông qua việc tập trung vào tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình làm việc giữa các bộ phận, đảm bảo cộng tác và cải thiện năng suất. Khi Việt Nam tiếp tục ưu tiên chuyển đổi số, các công ty như Nagase Việt Nam đi đầu, thúc đẩy đổi mới và đóng góp đáng kể vào tăng trưởng kinh tế của đất nước.

Năm 2023, ban lãnh đạo Nagase Việt Nam đã có một bước đi táo bạo và quyết đoán - đến lúc bắt tay vào chuyển đổi số và tối ưu hóa các quy trình văn phòng. Đối với mục tiêu này, Nagase đã nhận được đề xuất từ nhiều công ty khác nhau để trở thành đối tác triển khai. Tuy nhiên, ông Masai Tsutomu, Giám đốc công ty, đã có một góc nhìn khác, sâu sắc hơn: "Hiện tại, nhiều đối tác và đối thủ cạnh tranh của Nagase đã tham gia cuộc đua, khiến việc chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ trở nên không thể tránh khỏi. Nhưng thay vì chi nhiều tiền như vậy để mua các hệ thống, tại sao không sử dụng những nguồn lực đó để đầu tư vào nhân viên của chúng ta? Rốt cuộc, điều này sẽ đại diện cho các giá trị cốt lõi thực sự của công ty và đóng vai trò là một khoản đầu tư học tập có giá trị cho nhân viên. Vì vậy, Nagase đã liên tục hỏi ABeam – một trong những đối tác tiềm năng lúc bấy giờ: "Hãy hướng dẫn chúng tôi cách triển khai hệ thống đó bằng chính những nhân viên Nagase". 

Đó là một ý tưởng tuyệt vời, nhưng ông Masai phải đối mặt với một thách thức lớn khác: hầu hết nhân viên của Nagase làm việc trong khối văn phòng, có nghĩa là họ sẽ gặp khó khăn khi tự tay triển khai công nghệ. Ngoài ra, cũng có những lo ngại rằng khối lượng công việc sẽ bị tăng lên - điều này hoàn toàn trái ngược với mục tiêu ban đầu của Nagase trong việc triển khai các giải pháp chuyển đổi số. Điều này đặt ra một thách thức đáng kể, đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc và một đối tác tận tâm để hỗ trợ.

Biết được nhu cầu của Nagase, ABeam đã giới thiệu một mô hình mới đột phá - triển khai một nhóm nhân viên gọi là "Trung tâm xuất sắc" (CoE)  cho việc triển khai công nghệ. Mô hình này đặt các nhân viên khối văn phòng - thành những hạt nhân / các nhà phát triển cốt lõi của các giải pháp chuyển đổi số. Phương pháp được đề xuất theo 3 giai đoạn: Đào tạo, Thử nghiệm và Mở rộng – trong đó ABeam sẽ hợp tác chặt chẽ với Nagase trong 10 tuần đầu tiên để giúp các ứng viên tiềm năng nhanh chóng phát triển năng lực sử dụng công nghệ số.

Sau giai đoạn Thử nghiệm, một khi ứng viên đã cảm thấy thoải mái và có thể làm việc độc lập trong các dự án RPA, ABeam sẽ bắt đầu chuyển sang vị trí cố vấn - người sẽ cung cấp kinh nghiệm và cách tiếp cận tốt nhất với từng dự án cụ thể. Phương pháp này hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của Nagase và dự án đã được khởi động ngay sau đề xuất ban đầu của ABeam, thể hiện cam kết của cả hai công ty đối với việc áp dụng Chuyển đổi số & Công nghệ.

Hành trình bắt đầu với một chương trình đào tạo chuyên sâu kéo dài ba ngày ngay lập tức thu hút sự quan tâm rộng rãi trong Nagase. Cao điểm, 50 nhân viên đồng thời tham gia đào tạo dưới hai hình thức: trực tuyến và trực tiếp, cho thấy sự quan tâm của tổ chức trong việc áp dụng công nghệ tự động hóa quy trình robot (RPA). Điều làm cho khóa đào tạo đặc biệt hiệu quả là cách tiếp cận - học viên có thể được thực hành trực tiếp. Vào cuối mỗi buổi học, nhân viên Nagase đã có thể tạo ra những robot - dù đơn giản nhưng lại có thể ngay lập tức mang lại hiệu quả cho công việc của họ. Sự thành công ban đầu đã tạo ra động lực và sự phấn khích cho mỗi học viên xuyên suốt toàn bộ dự án.

Sau giai đoạn đào tạo ban đầu, Nagase đã xác định năm nhân viên chủ chốt để tạo thành nòng cốt của Trung tâm Xuất sắc. Những nhân viên - hay gọi cách khác là các nhà lập trình tương lai, vốn chỉ là những nhân viên văn phòng thông thường, đã trở thành tác giả của các sáng kiến tự động hóa của công ty. Nhóm phát triển này, tuy mới thành lập nhưng đã ngay lập tức không lãng phí thời gian để đưa quá trình đào tạo của họ vào thực tế. Chỉ trong vòng 10 tuần kể từ khi khởi động dự án, nhóm đã phát triển và triển khai thành công hai robot RPA đầy đủ chức năng vào hệ thống Production của Nagase theo lịch trình ban đầu. Điều làm cho cột mốc này trở nên đặc biệt đáng chú ý là nó được thực hiện chủ yếu bởi những nhân viên văn phòng bình thường vốn không hề có nền tảng công nghệ thông tin như những nhà phát triển chuyên nghiệp. 

Với nền tảng trên, Ngase đã lựa chọn tiếp tục hợp tác với ABeam Consulting bằng một thỏa thuận dịch vụ tư vấn bán thời gian. Quyết định chiến lược này đã cung cấp cho Trung tâm xuất sắc khả năng được tiếp cận liên tục với sự tư vấn chuyên môn của ABeam đồng thời cho phép họ phát triển một cách độc lập trong hành trình của mình. Trong khoảng thời gian một năm, Nagase đã mở rộng từ 02 robot ban đầu  thành một nhóm giải pháp ấn tượng gồm 44 robot tự động hóa vận hành trên toàn công ty. Một số robot phức tạp có thể kể đến như: Chuẩn bị các mẫu khai báo hóa chất, Tự động thanh toán chi phí văn phòng,.... Điều này chỉ ra rằng, Nagase đã có thể tăng 2.200% khả năng tự động hóa của mình. Thông qua các giải pháp tự động hóa này, Nagase có thể tiết kiệm khoảng 2.000 giờ làm việc hàng năm, giúp nhân viên tập trung vào việc hỗ trợ các hoạt động bán hàng - chính điều này giúp Nagase phát triển hơn nữa trên thị trường. Đây là mục tiêu chung và là mục tiêu quan trọng nhất của Nagase – cùng nhau  tăng lợi nhuận bằng cách đầu tư thời gian & nguồn lực tiết kiệm được để hỗ trợ Bộ phận Kinh doanh.

Không chỉ riêng những con số, Nagase giờ đây có thể đạt được những kết quả mang tính chiến lược đáng chú ý khác. Nagase đã thay đổi từ văn hóa theo chiều dọc - quản lý theo từng lĩnh vực sang quản lý theo mô hình hiện đại mới: Chuyên môn hóa + Công nghệ. Mỗi nhân viên từ các bộ phận đều có thể tự đề xuất/xây dựng các giải pháp công nghệ phù hợp với công việc của họ. Chính sự chuyển đổi này đã trao quyền cho nhân viên trên toàn tổ chức bằng cách tận dụng chuyên môn lcủa họ trong quá trình tối ưu quy trình bằng cách sử dụng các công cụ chuyển đổi số như những chuyên gia đích thực. Bằng cách này, Nagase có thể tự mình triển khai các giải pháp mà không phải quá phụ thuộc vào bộ phận CNTT. Điều này đã trực tiếp tạo ra một môi trường linh hoạt hơn, nơi sự đổi mới có thể xuất hiện từ bất kỳ nơi nào trong công ty.

Trong thế giới tư vấn kinh doanh và công nghệ, thuật ngữ "quan hệ đối tác" thường được sử dụng một cách tự do. Tuy nhiên, sự hợp tác giữa ABeam Consulting và Nagase đã cho ta thấy được ý nghĩa của việc trở thành "đối tác thực sự" trong quá trình chuyển đổi kinh doanh. Nhắm tới việc mục tiêu hợp tác như một liên minh chiến lược toàn diện trải dài trên nhiều quốc gia,  ABeam Consulting đã thể hiện cam kết của mình đối với Nagase bằng cách không chỉ dừng lại ở RPA mà còn mở rộng trọng tâm sang các công nghệ khác, bao gồm Power Platforms, giải pháp Low Code, Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và Generative AI (GenAI). 

Với sự thành công ở Việt Nam và Philippines - đặc biệt là việc triển khai RPA đáng chú ý với quy mô từ 02 lên 44 robot chỉ trong một năm ở Việt Nam và triển khai hệ thống quản lý ở Philippines - những thành tựu này chỉ là chương mở đầu trong một câu chuyện hợp tác sâu rộng giữa Nagase và ABeam. Quan hệ đối tác hiện trải dài trên bốn thị trường trọng điểm ở Đông Nam Á: Việt Nam, Philippines, Singapore, Thái Lan và nhắm tới toàn cầu trong tương lai.

Nhìn lại hành trình đã qua, ông Masai chia sẻ: "Sự hợp tác của Nagase với ABeam nổi bật bởi sự tin tưởng lẫn nhau, chia sẻ chung tầm nhìn và hỗ trợ liên tục ngay từ những ngày đầu tiên của dự án. Chúng tôi muốn gửi lời cảm ơn đến đội ngũ dự án của ABeam vì phương pháp triển khai đặc biệt của họ - thứ đã góp phần mang lại những kết quả xuất sắc mà Nagase và ABeam đã đạt được cùng nhau. Nhờ sự hợp tác này, nhân viên của Nagase Việt Nam không còn bị giới hạn trong các công việc văn phòng truyền thống nữa - giờ đây chúng tôi có các công cụ và sự tự tin để tiến hành chuyển đổi số mà không phải phụ thuộc vào phòng CNTT nữa. Quan trọng hơn cả là, giờ đây nhân viên của Nagase có thể dẫn đầu trong việc thúc đẩy các sáng kiến công nghệ - thứ sẽ giúp họ trở thành những mũi nhọn tiên phong của tổ chức.

Trong tương lai, khi tôi kiêm nhiệm nhiệm vụ tại Thái Lan, tôi muốn triển khai phong cách và mô hình làm việc tương tự này cho Nagase Thái Lan. Tuy nhiên, sự chuyển đổi này không chỉ là nỗ lực của riêng Nagase, mà còn thông qua mối quan hệ đối tác  với ABeam. Tôi vô cùng biết ơn ABeam vì vai trò quan trọng của họ trong việc thay đổi văn hóa tổ chức của Nagase Việt Nam, và tôi háo hức mong đợi sự tiếp tục hợp tác của hai công ty khi mở rộng dự án này sang Thái Lan. Chuyên môn của họ rất quan trọng trong mô hình chiến lược Chuyên môn + Công nghệ của tập đoàn và điều đó sẽ luôn hiện diện khi Nagase nhân rộng chiến lược này trên quy mô khu vực."