Reimagining the digitized accounting and finance department

By Mr. Toshihide Otani, Director of ABeam Consulting (Thailand) Ltd.

In business, financial risk management is an ongoing consideration in normal business conditions. From monitoring several interdependent macroeconomic risks, such as exchange rates, interest rates and inflation, to accounting for more recent additions to the economic dashboard like environment, sustainability, and governance (ESG) goals. Even at the best of times setting a comprehensive risk management strategy is a mammoth task for the Chief Financial Officer (CFO).

Add a global pandemic into the mix and the uncertainty it brings with it, you can imagine the difficulties accounting and finance teams face when managing and operating critical day-to-day financial management and controls. Taking a long-term view becomes increasingly difficult and become a huge challenge for CFO’s, whichever size or type of operation they are operating in. 

Getting a clear view of the financial position of the company is critical in order to support all business activities. But in such a fast-changing world, how is it possible to get accurate, real-time and actionable information when it is needed?

Over the last 10 years many companies have brought more technology to the accounting and finance department and adopted a digital approach, but that in itself is not the answer.
To truly transform how you operate the way we work needs to be rethought to ensure the technology serves the right purpose. 

The big change over the last two years is that digital adoption has accelerated, and this makes it even more important to make sure the right areas are targeted for change, so that they serve the needs of management and executives by provide the right information in the right form, so they are able to see financial data as an insightful and informative tool for decision making.

Getting your digital transformation right is more challenging. At ABeam Consulting we have identified three important areas for consideration in 2022 and beyond.

There are many tasks in accounting and finance work that can be labor intensive, but they can be predictable and, at times, repetitive. Identifying which tasks have a common routine workflow and can be managed and analyzed by Artificial Intelligence (AI) can accelerate meaningful digital transformation while also letting the organization free up time for accounting and finance teams to carry out other work.

Using Robotics Process Automation (RPA) processes can be set-up for Smart Accounts Payable, e-signatures and Billing Process Automation enabling the organization to save time and reduce costs, and AI can replace the bulk of the task allowing human interaction to authenticate and approve the final work.

The merging use of technology and accounting is increasing every day and business leaders need to stay ahead of this change and understand that technology is quickly changing the way accounting functions within an organization. 

Not all management teams have a finance background, but they need to understand their financial performance to be able to make better plans and better decisions. Accounting and finance teams now have access to the digital tools they need to be able to share real-time financial data in a meaningful way to other departments.

Now is the time to move away from traditional tables and graphs and spread sheets and embrace data visualization as a better way of presenting information. This will help business leaders from all departments get a clearer understanding of financial performance, whether its production, marketing, IT or the CEO themselves.

Now complex financial data for ERP, Enhanced Cash Management & Analysis, and others can now be shown in real-time as a dashboard, and this will help improve understanding and decision making.

An increasing number of companies are now investing in apparently less tangible financial outcomes as commitments to Environmental, Social, and Governance (ESG) goals, and this provides a challenge for CFOs. ESG metrics are not commonly part of mandatory financial reporting, though companies are increasingly making disclosures in their annual report or in a standalone sustainability report, but how can this investment be measured?

Whether it’s corporate social responsibility programs, aiming for zero carbon output, or any other similar activities they often don’t directly relate to company profit, but they do need to show their value. This is especially true for companies looking for new funding, as investors are increasingly applying these non-financial factors as part of their analysis process to identify material risks and growth opportunities.

Technology is now available to help companies measure their efforts. For example, Connected Enterprise® Digital ESG can help collect, assess and quantify disconnected ESG information and present it in a form that shows ROI and tracks performance on an on-going basis.

Enhancing your accounting and finance functions is one of the critical steps when planning your Digital Transformation Roadmap. Importantly, when making the right decisions when re-structuring or re-designing the accounting and finance function with appropriate digital solutions, the best approach is to do a Business Process Reengineering (BPR) to identify pain points, bottle necks, and areas of value proposition to the company.  

This BPR and subsequent digital transformation activity can result in a variety of time-and-cost saving solutions, reduce workload and make current operations more efficient so accounting and finance staff can move to more valuable tasks for the department.

Ensuring your CFO clearly understands the implications of any digital transformation should be paramount, as this will help change their role from being a provider of financial reports into a trusted advisor to the CEO and executive management, with a clear understanding of the company’s strategy and goals.

ABeam Consulting (Thailand) Ltd. is a subsidiary of ABeam Consulting Ltd. – headquartered in Tokyo having 6,600 people serve more than 1,100 clients throughout Asia, the Americas and Europe providing consulting services in Thailand since 2005, ABeam Consulting (Thailand) has more than 400 professionals serving more than 200 clients in Thailand with expertise in business and digital transformation services that create strategic advantage, improve business processes, leverage technology innovation and enhance organizational performance. 

Please contact us at contactthailand@abeam.com or visit https://www.abeam.com/th/en for more details.

Japanese version is as follows.

企業の財務・会計リスク管理戦略策定を実現するために
経理・財務部門のデジタル化を再考する

企業において、負債比率の拡大により金融機関からの借入等に影響がでる資金調達リスク、取引先の経営状況が悪化することで生じる与信リスクなどの財務・会計リスク管理は常に重要な課題である。その対象は為替レート、金利、インフレなどのマクロ経済に関するリスクだけでなく、環境・社会・ガバナンス（ESG）といった近年新たに経済指標に追加された項目にまで及んでいる。

そこに世界的なパンデミックによる不確実性が加わることで、経理・財務部門における日々の財務・会計管理業務や財務・会計状況の把握がより複雑さを増している。その結果、長期的な視野でリスク管理戦略をたてることはますます難しくなり、いかなる規模や業種においてもCFO（最高財務責任者）の大きな課題となっている。

企業の財務状況を正確に把握することは、あらゆる企業活動を支える上で重要であるが、昨今のような変化が激しい世界において、リアルタイムに正確かつ実用的な財務・会計情報を入手するには、どうすべきであろうか。

この10数年にわたり、多くの企業がERP(Enterprise Resources Planning)システムを採用し導入してきたが、それ自体は必ずしも企業の財務・会計リスク低減に対する解決策とは言えない。経理・財務事業部門運営における真の変革、言い換えれば経理・財務部門による適切な財務・会計リスク管理を実現するためには、経理・財務部門が担う機能・人財の再定義、及びそれを支えるシステムの見直しが必要となる。

この2年間における大きな変化の一つはデジタル化推進の加速と言えるだろう。企業のデジタル化推進において大事なことは、正当な業務領域を「変革」の対象に定め、適正な情報を必要な形でいつでも提示できるように整備することである。その結果として、経営幹部は意思決定に有意義な情報を入手できる。

しかし、真のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めることは、企業にとって容易ではない。アビームコンサルティングタイランドは、2022年以降に企業の経理・財務部門がより高い付加価値を持った組織への変革を実現する上で検討すべき3領域を以下のように考える。

経理・財務業務には、労働集約的なルーティンワークが多く存在する。全体の業務のうち、人工知能（AI）で管理・分析できる業務を特定し、光学的文字認識(OCR)などのツールを用いてデジタル化を進めることで捻出した余剰時間をより高付加価値な業務にシフトすることが可能である（AIは最終的な作業の認証・承認を除いた大部分の業務の代替が可能）。

また、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）を活用することで、買掛金管理、電子署名、請求書発行などのプロセスを自動化し、人的労働コストの削減を実現できる。

テクノロジーと経理・財務業務の融合は日々進んでおり、経営幹部はテクノロジーがビジネスを急速に変革できるということを理解し、先手を打って対策を検討することが求められていると言えるだろう。

すべての経営陣が経理・財務のバックグラウンドを持っているわけではないが、より良い戦略立案や意思決定を行うためには、経理・財務部門が保有しているデータを可視化しリアルタイムに他部門と共有できるダッシュボード(多種多様な経営情報を視覚的に捉えることができるデジタルツール)が必要である。

経理・財務データの可視化により、生産部門、マーケティング部門、IT部門、CXOなど、あらゆる部門のビジネスリーダー・経営者が体系化された経理・財務情報にいつでもアクセスできることで、例えば、生産から販売に至る一連の情報を横断的に把握し、自部門が取るべきアクションを迅速に判断することが可能になる。

また、デジタル化によって、経理・財務部門においてもERPや資金管理システムなどの複雑なデータを分析し、会社のリスクとなりうる要因をデータに基づいて提示できるようになり、経営者のリスクに対する理解度の向上や意思決定のサポートが可能となるだろう。

近年、環境・社会・ガバナンス（ESG）経営へのコミットメントとして、財務的な成果だけでは評価できない非財務の指標に投資する企業が増えている。社会的責任（CSR）活動や二酸化炭素排出量ゼロを目指す取り組み、その他類似の活動は、短期的な利益に直結しないことが多いが、企業はその価値を定量化し、開示する必要がある。なぜなら近年、投資家は投資判断をする上で、これら非財務的情報を重要視するようになってきているからである。

ESG指標は、一般的に義務付けられた財務報告の一部ではないが、企業は年次報告書やサステナビリティレポートでこれらの情報を開示する傾向にある。しかし、これらの指標はどのように定量化することができるのだろうか。

例えば、当社が提供するConnected Enterprise® Digital ESGを活用して、散在している製造ラインからの環境コスト情報や社内の人的資本の労働環境情報といった様々なESG関連情報を収集、評価、定量化し、投資利益率（ROI）を示すことで、投資家は企業のESGに対するパフォーマンスを継続的に追跡することができる。

従来の経理・財務部門に期待されていたのは「業務効率化」であり、これを実現するための手段がシステム導入であった。しかし、デジタル化が進む中で経理・財務部門に求められる機能が財務情報・非財務情報を分析し経営者の意思決定を支援する参謀役へと変化している。

経理・財務部門はビジネスプロセス・リエンジニアリング(BPR)とテクノロジーを活用したDXにより、作業負荷の軽減、業務の効率化を実現することで、より付加価値の高い業務へシフトすることが可能となる。さらには経理・財務のデータを可視化し他部門に提供する、ESGといった非財務指標の可視化に取り組むことで経理・財務部門に求められている参謀機能を果たすことに繋がるだろう。

これらの変革を成功させるために、先ずはCFOがDXの意義を理解する必要がある。さらにはこの変革の実現によって、CFOは単なる財務情報の提供者から、会社の戦略とゴールを明確に理解した、CEOや経営幹部から信頼される財務・会計アドバイザーとなるであろう。