製薬メーカー様：デジタル技術活用によるペーパーレス化、業務効率化

クライアント課題の難所

新しい業務や環境変化 VS 現行業務への拘り

医療関係者向けの講演会の開催・透明性ガイドラインに即した交際費管理・小売りへの販売促進などの各イベントの事前申請、及び結果報告など、現行システムは自社社員の業務に合わせて作りこまれており、十年以上の長きにわたって使い続けてきた非常に慣れ親しんだ業務・システムであった。
デジタル技術を導入することで生産性が高まるという新しい業務や環境変化への期待感もある一方で、根強い抵抗感があり改革へのハードルが高かった。

プロジェクトの重要成功要因

在宅ワークの促進に寄与するデジタル技術の力

医療機関に出向くMRを中心に、一日の中で多頻度の立替経費が日々発生する特徴があり、申請の入力業務は全て手入力が必要で、かつ入力負荷も高い状況であった。また、ペーパーレス化・在宅ワークの促進において、紙のスキャナ保存の法的な要件（紙の領収書を受領してから一定期間内に紙をスキャンしてタイムスタンプを付与することが必要など）が厳しく、運用面でのハードルも高かった。

SAP Concur モバイル アプリ（経費精算レポートの提出、出張の管理、請求書の承認を外出先から素早く簡単に行える）を使用し紙の領収書を撮影することで、AI-OCRのデジタル技術によって入力業務が大幅に軽減できた。加えて、即時でタイムスタンプ付与が可能になる具体的な業務運用イメージを訴求することによって、新しい業務へシフトする期待感と納得感が高まり、改革を推進しようという意識が醸成された。

アビームの貢献

経費精算・請求書支払の業務・システム改革における多くの実績の応用展開（電子帳簿保存法の適用支援・デジタル技術の活用）

Concurを活用した独自のテンプレートを基に、新業務プロセス設計や詳細なシステム設定の検討、電子帳簿保存法の適用、電子データの自動連携、AI-OCRやRPAなどのデジタル技術を組み合わせた事例を数多く支援してきた実績を生かして業務改革を実現。

デジタル技術を用いた経費精算・請求書支払業務の「自動化」「業務負荷軽減」の実現、電子帳簿保存法の法的な要件を踏まえた新しい業務プロセスの構築、基幹システムを含めた全体のシステムデザイン構想など、要件定義から導入まで約６か月（Concur社の定める導入プロセスの最短となる期間）で業務・システム改革を推し進めることができた。
また、業務側の利用が新システムへと切り替わったことで、現行システムの運用保守コスト・ライセンス数の削減にも繋がった。